Zamówienia w projekcie (zgodnie z wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS i FS na lata 2014-2020 obowiązującymi do dnia 13.10.2016 r.)
Szacowanie wartości zamówienia
Upublicznienie zapytania ofertowego dla podmiotu niepodlegającego zapisom ustawy PZP
Minimalny zakres treści zapytania ofertowego (powyżej 50.000,00 PLN)
Konflikt interesów
Dokumentacja z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia o wartości do 50.000,00 PLN netto włącznie
Dokumentacja z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia o wartości powyżej 50.000,00 PLN netto
Upublicznienie informacji o udzielonym zamówieniu (zgodnie z zasadą konkurencyjności)
Właściwe opisanie przedmiotu zamówienia i oszacowanie jego wartości gwarantuje prawidłowe przygotowanie postępowania. Zgodnie z sekcją 6.5.1 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014–2020 szacowanie wartości zamówienia publicznego jest dokonywane z należytą starannością, z uwzględnieniem ewentualnych zamówień uzupełniających (zgodnie z zapisami Wytycznych programowych w zakresie kwalifikowania wydatków z europejskiego funduszu rozwoju regionalnego w ramach regionalnego programu operacyjnego województwa śląskiego na lata 2014-2020 zamówienia dodatkowe oraz uzupełniające są niekwalifikowalne), o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 oraz art. 134 ust. 6 pkt 3 i 4 ustawy Pzp lub zamówień publicznych, o których mowa w sekcji 6.5.3 pkt 15 ww. Wytycznych i jest dokumentowane.
Zakazany jest podział zamówienia, mający na celu pominięcie procedur wyboru wykonawcy w oparci o ustawę Pzp lub zasadę konkurencyjności opisaną w sekcji 6.5.3 ww. Wytycznych.
Ustalając wartość zamówienia publicznego, należy wziąć pod uwagę konieczność łącznego spełnienia następujących przesłanek:
a) usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie,
b) możliwe jest udzielenie zamówienia publicznego w tym samym czasie,
c) możliwe jest wykonanie zamówienia publicznego przez jednego wykonawcę.
a) szacunkowa wartość zamówienia do 50.000,00 PLN netto włącznie (bez względu na to, czy wszczęcie postępowania następuje przed, czy po podpisaniu umowy o dofinansowanie):
• upublicznienie co najmniej na swojej stronie internetowej, a w przypadku jej braku na innej stronie internetowej stworzonej specjalnie do zamieszczania tego typu ogłoszeń (np. branżowej);
b) szacunkowa wartość zamówienia powyżej 50.000,00 PLN netto (tzw. zasada konkurencyjności):
• wszczęcie postępowania przed podpisaniem umowy o dofinansowanie: upublicznienie co najmniej na swojej stronie internetowej, a w przypadku jej braku na innej stronie internetowej stworzonej specjalnie do zamieszczania tego typu ogłoszeń (np. branżowej) + wysłanie zapytań do 3 potencjalnych oferentów. Jeśli wpłynie tylko 1 oferta zasadę uznaje się za spełnioną;
• wszczęcie postępowania po podpisaniu umowy o dofinansowanie: upublicznienie zapytania co najmniej na stronie ministerialnej Baza Konkurencyjności https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/;
c) szacunkowa wartość zamówienia o wartości równej lub wyższej niż 209.000,00 EUR netto (872.554,10 PLN) dla dostaw lub usług: oprócz wymogów wskazanych w lit. b) zapytanie ofertowe należy upublicznić w Dzienniku Urzędowym UE
(http://simap.europa.eu/enotices/):
• okres składania ofert od dnia wysłania ogłoszenia o zamówieniu: min. 35 dni (SIMAP) (liczy się moment przekazania ogłoszenia do publikacji, a nie jego ogłoszenie).
a) opis przedmiotu zamówienia publicznego, który nie może odnosić się do określonego wyrobu lub źródła lub znaków towarowych, patentów, rodzajów lub specyficznego pochodzenia wraz z kodem i nazwą CPV (z uwagi na konieczność ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa dopuszcza się możliwość ograniczenia zakresu opisu przedmiotu zamówienia, przy czym wymagane jest przesłanie uzupełnienia wyłączonego opisu przedmiotu zamówienia do potencjalnego wykonawcy, który zobowiązał się do zachowania poufności w odniesieniu do przedstawionych informacji);
b) warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, przy czym stawianie warunków udziału nie jest obowiązkowe;
c) kryteria oceny oferty;
d) informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty;
e) opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty;
f) termin składania ofert, przy czym termin na złożenie oferty wynosi nie mniej niż 7 dni kalendarzowych od daty ogłoszenia zapytania ofertowego w przypadku dostaw i usług, a 14 dni kalendarzowych od daty ogłoszenia zapytania ofertowego w przypadku robót budowlanych, z zastrzeżeniem terminów obowiązujących przy zamieszczaniu ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym UE. Termin 7 lub 14 dni kalendarzowych biegnie od dnia następnego po dniu upublicznienia zapytania ofertowego i kończy się z upływem ostatniego dnia;
g) informacje na temat zakresu wykluczenia (obowiązkowo w zakresie związanym z konfliktem interesów);
h) określenie warunków zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, o ile przewiduje się możliwość zmiany takiej umowy.
Udzielenie zamówienia wybranemu wykonawcy musi przyjąć formę pisemnej umowy.
Dla zapytań ofertowych do 50.000,00 PLN włącznie, wytyczne ministerialne ws. kwalifikowalności wydatków nie wskazują minimalnego zakresu treści zapytania ofertowego, ale zalecanym jest stosowanie się do ww. punktów.
W celu uniknięcia konfliktu interesów zamówienia publiczne nie mogą być udzielane podmiotom powiązanym z beneficjentem osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
W przypadku, gdy instytucja będąca stroną umowy stwierdzi udzielenie zamówienia podmiotowi powiązanemu w sposób inny niż wskazane w lit. a d, jest zobowiązana przed wezwaniem do zwrotu środków wykazać istnienie faktycznego naruszenia zasady konkurencyjności poprzez istniejące powiązanie.
a) Beneficjent zobowiązany jest do udokumentowania upublicznienia dokonanego na stronie internetowej (np. zrzut ekranu).
b) Beneficjent zobowiązany jest do udokumentowania sposobu, w jaki wybrany został wykonawca/dostawca np. poprzez przedstawienie konkurencyjnych ofert, wydruków cenowych/ofertowych z rozeznania rynku, wydruków z internetowych porównywarek cenowych.
c) Beneficjent zobowiązany jest do uzasadnienia wyboru najkorzystniejszej oferty potwierdzającej, że wydatek został poniesiony w sposób racjonalny, efektywny i przejrzysty, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.
1. Beneficjent zobowiązany jest do udokumentowania upublicznienia dokonanego na stronie internetowej (np. zrzut ekranu), w Bazie Konkurencyjności (jeżeli dotyczy), w Dzienniku Urzędowym UE (jeżeli dotyczy).
2. Beneficjent zobowiązany jest do pisemnego sporządzenia protokołu postępowania o udzielenie zamówienia zawierającego co najmniej:
a) informację o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego,
b) wykaz ofert, które wpłynęły w odpowiedzi na zapytanie ofertowe, wraz ze wskazaniem daty wpłynięcia oferty do zamawiającego,
c) informację o spełnieniu przez oferentów warunku braku występowania konfliktu interesów (kwestia powiązań),
d) informację o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu przez wykonawców, o ile takie warunki były stawiane,
e) informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny i sposobie przyznawania punktacji poszczególnym wykonawcom za spełnienie danego kryterium,
f) wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru,
g) datę sporządzenia protokołu i podpis zamawiającego,
h) następujące załączniki:
• potwierdzenie publikacji zapytania na stronie internetowej beneficjenta, Bazie Konkurencyjności (jeżeli dotyczy), Dzienniku Urzędowym UE (jeżeli dotyczy),
• złożone oferty,
• oświadczenie/oświadczenia o braku powiązań z wykonawcami, którzy złożyli oferty, podpisane przez beneficjenta lub osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta i osoby wykonujące w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, a także realizacją lub zmianami umowy zawartej z wykonawcą.
Przykładowy wzór protokołu udzielonego zamówienia.
W przypadku upublicznienia zapytania ofertowego na stronie ministerialnej – Baza Konkurencyjności, informację o wyniku postepowania umieszcza się co najmniej na stronie internetowej https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/.
Jeśli do udzielenia zamówienia dochodzi przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, to informację o wyniku postępowania wysyła się do każdego wykonawcy, który złożył ofertę oraz umieszcza się na stronie internetowej, o ile beneficjent posiada taką stronę.
Informacja o wyniku postępowania powinna zawierać co najmniej nazwę wybranego wykonawcy.
Na wniosek wykonawcy, który złożył ofertę, istnieje obowiązek udostępnienia wnioskodawcy protokołu postępowania o udzielenie zamówienia, przy czym nie dotyczy to załączników będących złożonymi ofertami.
Udzielenie zamówienia wybranemu wykonawcy musi przyjąć formę pisemnej umowy.