Śląskie Centrum Przedsiębiorczości
w ramach Funduszy Europejskich dla Śląskiego 2021-2027

Szanowny Beneficjencie,

Do końca IV kwartału 2025 planowana jest zmiana sposobu rozliczania wydatków w ramach projektu. O terminie zmiany poinformujemy w odrębnej korespondencji mailowej.

W celu skrócenia czasu weryfikacji wniosków o płatność i wypłaty środków na rzecz Beneficjentów, planowane jest rozdzielenie procesów weryfikacji zamówień udzielanych w toku realizacji projektu oraz procesów weryfikacji wniosków o płatność. Zamówienia oraz dokumenty księgowe są weryfikowane na próbie, z możliwością objęcia weryfikacją wszystkich dokumentów księgowych lub zamówień w projekcie.

Po zmianie zamówienia będą weryfikowane dwuetapowo: etap I – do zawarcia umowy z wybranym wykonawcą (włącznie z zawartą umową); etap II – w okresie od podpisania umowy do zakończenia realizacji zamówienia.

Po zmianie proces rozliczania projektu będzie wyglądał następująco.

1. Niezwłocznie po podpisaniu Umowy o dofinansowanie musisz złożyć metodologię łączenia i dzielenia wydatków w projekcie, z której będzie wynikało, które zamówienia muszą zostać zrealizowane na podstawie Zasady konkurencyjności, opisanej w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków/ ustawy PZP, a które nie, ze względu na ich wartość poniżej 50 000/80 000¹ PLN. Metodologia musi zostać zatwierdzona przez IP FE SL – ŚCP. Do wszystkich Beneficjentów, którzy zawarli umowę o dofinansowanie, a nie rozliczali dotychczas projektu i w związku z tym nie dostarczyli jeszcze metodologii łączenia i dzielenia wydatków, zostanie wystosowane wezwanie o jej dostarczenie.
2. Etap I - Dla zamówień zrealizowanych na podstawie Zasady konkurencyjności / ustawy PZP, po przeprowadzeniu postępowania ofertowego, wyborze wykonawcy i podpisaniu z nim umowy (ale przed rozpoczęciem realizacji zamówienia), przedkładasz do ŚCP do weryfikacji protokół postępowania o udzielenie zamówienia, umowę z wykonawcą oraz korespondencję z oferentami z etapu oceny i wyboru najkorzystniejszej oferty, prowadzoną poza Bazą konkurencyjności – szczegóły przedkładania dokumentów znajdziesz w punkcie „Zamówienia w projekcie” w Instrukcji wypełniania wniosków o płatność, dostępnej pod adresem https://scp-slask.pl/czytaj/wnp_2021.
3. Etap II - Dla zamówień zrealizowanych na podstawie Zasady konkurencyjności / ustawy PZP, po zakończeniu części / całości zamówienia – czyli po dostawie towaru / usługi – przedkładasz wraz z wnioskiem refundacyjnym / rozliczającym zaliczkę pozostałą część dokumentów związanych z zamówieniem, tj. protokół odbioru towaru / usługi, faktury wraz z potwierdzeniami zapłaty, ewentualną wymianę korespondencji w toku realizacji zamówienia, aneksy do umowy z wykonawcą – jeśli zostały zawarte.

Szczegółowe informacje nt. przygotowania i przedkładania dokumentów związanych zarówno w procedurą weryfikacji zamówień, jaki i z procedurą weryfikacji wniosków o płatność, znajdziesz w Instrukcji wypełniania wniosków o płatność, dostępnej pod adresem https://scp-slask.pl/czytaj/wnp_2021.

Pamiętaj!

Dwuetapowa weryfikacja zamówienia nie może być powodem wstrzymywania się z realizacją projektu, w tym z realizacją zamówień w projekcie, do czasu zakończenia weryfikacji zamówienia w ramach etapu I.

Jeśli będziesz się wstrzymywał z realizacją zamówienia, nie będzie to podstawą do wyrażenia zgody na wydłużenie terminu zakończenia realizacji projektu.

Nadal możesz wnioskować o dofinansowanie w formie zaliczki na realizację projektu np. na podstawie zawartej umowy z dostawcą. Przedłożenie wniosku o zaliczkę nie musi być poprzedzone weryfikacją udzielonego zamówienia, jednak w uzasadnionych przypadkach IP FE SL – ŚCP zastrzega sobie taką możliwość przed zatwierdzeniem wniosku o zaliczkę.

¹ W zależności od wersji Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, obowiązującej w dniu wszczęcia postępowania.